Menestyvien yritysten taustalla on monia tekijöitä, kuten esimerkiksi loistava markkinointiosasto ja tehokkaat myyjät, mutta yksi varma asia yhdistää kasvavia ja hyvämaineisia yhtiöitä – se on korkealaatuinen projektinhallinta.
Projektinhallinnan ABC
Projektinhallinnalla tarkoitetaan työn ja sen tekijöiden järjestämistä sekä hallintaa niin, että työkokonaisuus eli projekti voidaan tehdä halutussa aikataulussa. Lisäksi projektin sisältö ja laatu vastaavat niille laadittuja määrityksiä ja projektin kulut eivät ylitä sille budjetoitua summaa. Projektinhallinta vaatii siis usean osatekijän yhtäaikaista seuraamista ja tarvittaessa myös pienten muutosten tekemistä, jotta prosessi etenee hallitusti kohti haluttua lopputulosta. Sen etenemisestä vastaa projektipäällikkö, jonka täytyy tietää jonkin verran kaikista projektin osa-alueista voidakseen reagoida oikealla tavalla esimerkiksi työn viivästymiseen tai kustannusten yllättävään kasvuun. Hän koordinoi projektia yhdessä sidosryhmien kanssa vastatakseen, että se valmistuu ajoissa.
Projektinhallinnan isäksi sanotaan Henry Ganttia. Hän kehitti siihen erilaisia työkaluja, joista tunnetuin lienee Gantt-kaavio. Kyseinen kaavio on edelleen monissa nykyaikaisissa järjestelmissä käytössä – tarvittaessa järjestelmä piirtää projektista Gantt-kaavion. Sen avulla on helppo seurata projektin suunniteltua työositusta, jossa projekti on jaettu kokonaisuuksiin ja niiden osiin. Suunnitteluvaiheessa määritellään, mikä kokonaisuus ja sen osa tehdään missäkin vaiheessa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että projekti esitetään aikajanalle asetettuina tehtävinä.
Tyypillisesti projektinhallintaan kuuluu projektin määrittely, tavoitteiden määrittely, varsinaisen työn suunnittelu, riskien hallinta, projektin laajuuden hallinta, projektityöryhmän tai -organisaation muodostaminen, resurssien hankkiminen ja jakaminen, projektin seuranta, laadun ja tulosten analysointi sekä hallinta, viestintä sekä lopuksi myös projektin päättäminen. Sen päätteeksi on hyvä tehdä yhteenveto, miten kokonaisuus sujui ja mitä olisi mahdollisesti voinut parantaa. Tämän tiivistelmän pohjalta on hyvä lähteä liikkeelle seuraavaa projektia suunniteltaessa, sillä kriittinen ja tutkiskeleva lähestymistapa on niin ikään tärkeä osa lopputulosta tutkiessa.
Kiinnitä huomiota resursseihin
Projektinhallinta vaatii siis ammattimaista otetta, eikä isoa projektia hoideta vasemmalla kädellä. On hyvä kiinnittää huomiota siihen, mikä projektinhallintamalli sopii yrityksellesi parhaiten ja millaisilla työkaluilla saat projektiorganisaatiosta enemmän irti. Hyvä vinkki takkuilevaan projektinhallintaa on ostaa yrityspalvelu – yhtiö voi hankkia asiantuntevaa osaamista projektinhallinnan osalta, sillä apua tarjoavat esimerkiksi liikkeenjohdon konsultointi Yritykset.
Ulkopuolinen konsultti näkee nopeasti, mitkä ovat yrityksesi tyypillisimmät projektinhallinnan pullonkaulat. Johdon konsultointi voi auttaa nopeasti kartoittamaan tilanteen. Johtamisen ammattilainen katsoo tilannetta kliinisesti ja tarjoaa oman näkemyksensä tilanteeseen sopivista työkaluista, ovatpa ne sitten uusi projektinhallintatyökalu, mahdollinen lisäkoulutus tai kokonaan uuden projektipäällikön rekrytointi. Voidaankin varmasti sanoa, että projektinhallintapalvelut ovat avain menestykseen.
Projektinhallintamenetelmiä
Projektinhallintamenetelmä tarkoittaa projektin suuntaviivat antavia käytäntöjä sekä tarkkoja prosessikuvauksia. Menetelmä joissakin tapauksissa määrittää myös käytettävät projektinhallintatyökalut ja joskus jopa dokumenttimallit ja tarkistuslistat. Projektinhallintamenetelmä tarkoittaa sitä, että eri projektit toteutetaan samalla tavoin eli vakioidaan toimintatavat. Toimintatapojen vakioiminen nopeuttaa ja tehostaa projektin edistymistä, mutta ennen kaikkea minimoi riskejä. Menetelmän valintaan vaikuttavat muun muassa projektin laajuus ja jopa sidosryhmät.
Usein kuultuja sanoja erityisesti sovelluskehitystyössä projektinhallintamenetelmistä puhuttaessa ovat vesiputousmalli ja ketterät menetelmät. Vesiputousmalli on perinteinen sovelluskehitysmalli, jossa suurin resursointi ja työpanos tehdään suunnitteluvaiheessa. Laajoissa teknisissä projekteissa vesiputousmalli puolustaa paikkaansa edelleen. Ketterissä menetelmissä puolestaan painopiste on enemmän tiimin vuorovaikutuksessa ja kyvyssä tehdä yhdessä projektia. Ketteristä menetelmistä Scrum on mallina sellainen, että se toimii mainiosti sovelluskehityksen lisäksi melkein missä tahansa projektityössä ja organisaatiossa. Esimerkiksi viestintätoimisto, jossa projekteissa on lähes poikkeuksetta useita eri vaiheita ja kokonaisuuksia, voi käynnistää yhden osa-alueen valmistumisen jälkeen seuraavan vaiheen. Tällaisessa tiiviisti toimivassa ja nopeatahtisessa työssä Scrum toimii mainiosti projektinhallintamenetelmänä.
Ei ole olemassa yhtä oikea tai väärää projektinhallintamenetelmää. Yleisesti ottaen isojen ja varsinkin teknisesti painottuneiden projektien onnistuneeseen projektinhallintaan tarvitaan eräänlainen hybridimenetelmä, joka on sopiva yhdistelmä suunnittelupainotteista vesiputousta ja ketteriä menetelmiä. Valintaa pohdintaa käyvän yrityksen kannattaakin pikemminkin luoda oma vaihtoehtonsa, joka yhdistelee yrityksen toimintatapoihin parhaiten sopivat elementit kustakin eri menetelmästä. Onnistunut projektinhallinta on yhtä tärkeää kuin asiakkaille suunnattu markkinointiviestintä.
Projektinhallinnan työkaluja
Gantt-taulukoiden piirtämisestä ollaan tultu 2020-lukua lähestyttäessä kauas. Projektinhallintajärjestelmät piirtävät Gantt-taulukot automaattisesti, kun käyttäjä syöttää tarvittavat tiedot järjestelmään. Projektinhallintajärjestelmiä on olemassa kolmetoista tusinassa tätä nykyä ja lähes kaikista on mahdollista saada ilmaiseksi 30 päivän kokeilujakso.
Jos kaipaa järeää työkalua mittavien projektien hallinnoimiseen, kannattaa katsella Visman kaltaisia järjestelmiä yrityksensä käyttöön. Jos projektit ovat kuitenkin lyhyempiä ja vaativat ensisijaisesti helppoa tapaa vaihtaa tietoa eri tekijöiden välillä, kannattaa miettiä niin kutsuttuja Kanban-järjestelmiä, joista voidaan huippuhelppona vaihtoehtona mainita vaikkapa Trello. Erilaisten projektimateriaalien tallennusominaisuuksia sisältävä projektinhallintyökalu on muun muassa BaseCamp.
Projektinhallintatyökalujen kirjo on helppo kartoittaa tutustumalla avoimin mielin erilaisiin vaihtoehtoihin internetissä. Lista on pitkä ja parasta vaihtoehtoa itselle valitessa kannattaa ehkä kysellä myös saman alan toimijoilta, mitä järjestelmää he käyttävät ja suosittelevat, vaikka tarpeet toki ovat yksilölliset.
Projektinhallinnan ulkoistaminen
Voiko projektinhallinnan ulkoistaminen toimia? Kyllä voi. Jos tuntuu siltä, ettei oma osaaminen tai yrityksen sisäiset resurssit riitä projektinhallintaan, on hyvä suunnata katseet yhtiön ulkopuolelle löytääkseen parhaimman mahdollisimman ratkaisun.
Projektinhallintapalvelut ovat loistava vaihtoehto, kun halutaan ulkoistaa raskas projektinhallinta. Ulkopuolinen asian ammattilainen tai ammattilaisorganisaatio hoitavat erilaisia projekteja päätyönään. Tällaisten organisaatioiden kautta ostetut projektipäälliköt ottavat tehtävän haltuunsa, tuovat käytännöt ja työkalusuosituksensa mukanaan. Tulostavoitteella työskentelevä palkattu johtaja ei käytä aikaansa turhaan, vaan edistää projektia tavoitteellisesti ja kurinalaisesti.